четверг, 22 марта 2012 г.

Шаблоны в Microsoft Word 2010

Ловлю себя на мысле, что разные группы документов должны быть оформлены в своём стиле. Например, требования к статьям оформляются по одним правилам, отчёты по другим, а заявления по третьим.

В Microsoft Word встроен механизм шаблонов, который позволяет создавать и хранить документы в заданном стиле. Мне бы хотелось отметить пару важных моментов.


Как создать шаблон

Создаём новый документ c типичной структурой и текстом. Желательно сразу создать стили (тем кто знает, что это такое), вставить автополя, нумерацию и прочее. Например, такой:


Далее этот документ следует сохранить как шаблон в папке "%APPDATA%\Microsoft\Шаблоны\". Для этого выбираем "Файл" > "Сохранить как". В имени файла пишем "%APPDATA%" и жмём enter или кнопку "Сохранить". Мы перейдём в скрытую папку (обычно вида c:\Пользователи\Имя пользователя\AppData\Roaming), где хранятся настройки программ:


Далее следует выбрать папки "Micrisoft" и "Шаблоны", указать имя файла шаблона, выбрать тип файла "Шаблон Word (*.dotx)" и нажать сохранить.


Теперь документ шаблона можно закрыть.

Как создать документ на основе шаблона

Как создать документ на основе собственного шаблона

Чтобы создать новый документ на базе собственного шаблона, необходимо выбрать "Файл" > "Создать" > (щёлкаем дважды по) Категория "Мои шаблоны" > Выбираем необходимый шаблон > "ОК".


И документ будет создан. Останется только внести минимальные изменения и сохранить при необходимости.

Как создать документ на основе стандартного шаблона

Хочу заметить, что в Microsoft Word присутствуют много стандартных шаблонов. К тому же доступна загрузка новых шаблонов из интернет.

Для этого переходим в меню "Файл" > "Создать" > "Образцы шаблонов" и выбираем шаблон по вкусу из множества категорий!


Как связать документ с существующим шаблоном

Собственно с этого пункта и началось написание статьи. Я вёл документ с заметками, в котором были все необходимые стили, структура и т.д. Создав копию документа, я оставил самое необходимое и решил сохранить как новый шаблон. Но очень хотелось, чтобы начальный документ (с которого всё и началось) был связан с новым шаблоном.
Такая связка позволяет вести единые стили для различных документов, что очень и очень удобно!

Для того чтобы связать документ с существующим шаблоном, переходим в меню "Файл" > "Параметры":

Затем выбираем "Надстройки" > в списке "Управление" выбираем "Шаблоны" > Нажимаем "Перейти":


Затем нажимаем "Присоединить...", выбираем файл шаблона, ставим галочку "Автоматически обновлять стили", а затем нажимаем "ОК".


Теперь документ и шаблон связаны.


P.S. Если не отметить "Автоматически обновлять стили", то стили из шаблона не будут перенесены в документ. Обычно так поступают, если необходимо 1) импортировать стили из шаблона и 2) настроить синхронизацию стилей между документом и шаблоном.

Если нужно просто отформатировать документ, используя стили шаблона, то можно поступить следующим образом:
  1. Присоединить шаблон, как показано выше.
  2. Зайти повторно в диалоговое окно "Шаблоны и надстройки" и снять галочку "Автоматически обновлять стили".
Альтернативный метод:
  1. Создать пустой документ на базе желаемого шаблона.
  2. Скопировать содержимое исходного документа в буфер.
  3. Вставить содержимое из буфера в новых документ, связанный с шаблоном.

Если при редактировании документа изменятся стили, то в процессе сохранения будет показано следующее окно:


И Вы должны решить, следует ли обновить шаблон или оставить изменения только в текущем документе.

Выводы
  1. Если имеется много однотипных документов, то лучше создавать шаблоны, чтобы сэкономить время за счёт использования типовых кусков и использования готовых стилей.
  2. И, пожалуй, самое важная мысль: при вёрстке больших документов Microsoft Word, их разбивают на несколько меньших по размеру (иначе Word не справляется). А это приводит к вопросу о форматированию и единству стилей. И здесь без шаблонов никак не обойтись.

4 комментария:

  1. Если в шаблоне есть колонтитулы, то они не появляются в документе, к которому применяется шаблон. Почему? Знаете ли метод, позволяющий применить и колонтитулы из шаблона к документу?

    ОтветитьУдалить
  2. Спасибо!
    Можете еще вот что осветить - мне нужно, чтобы шаблон был редактируемым только в опреденных местах, т.е. шапка с адресом, реквизитами компании и т.д. не должна редактироваться, а адресат письма, тема письма, тело письма редактироваться должны, но только определенными шрифтами, стилями и только. Ко всему прочему еще в шапке есть пара полей, которые тоже надо иногда редактировать - входящее, на которое отвечает и дата этого входящего...
    Как этого добиться? Через вкладку "Рецензирование->Ограничить редактирование" все перепробовал, никак не добьюсь, чего мне нужно - либо полностью ничего не редактируется, либо я поля как-то не так вставляю, что они тоже перестают редактироваться... в общем, я голову сломал уже. Если знаете, как достичь желаемого, подскажите. Спасибо!

    ОтветитьУдалить